Recebimento de correspondências judiciais e registradas: guia de boas práticas e o que evitar

Com o aumento das compras online, notificações administrativas e demandas judiciais, a portaria dos condomínios passou a receber um volume cada vez maior e mais variado de correspondências. Entre elas, destacam-se cartas registradas, notificações extrajudiciais e intimações judiciais, muitas vezes destinadas diretamente aos moradores.

Esse cenário levanta uma questão comum: o porteiro deve receber esse tipo de documento em nome do condômino?

A resposta exige atenção. Quando um colaborador da portaria aceita correspondências formais, especialmente com aviso de recebimento, isso pode gerar efeitos jurídicos imediatos, inclusive o início de prazos processuais, sem que o destinatário tenha ciência. Isso expõe o condomínio, a administradora e o próprio profissional a riscos que vão além das funções habituais da recepção.

A adoção de procedimentos padronizados e legalmente seguros é fundamental para garantir a boa convivência, evitar prejuízos e preservar o papel da portaria como apoio, e não como responsável, pelo recebimento de documentos sensíveis.

A seguir, explicamos os riscos, o que diz a legislação, os limites de responsabilidade do condomínio e as melhores práticas para lidar com esse tipo de entrega.

O que são correspondências registradas, notificações e intimações judiciais?

Correspondências registradas com AR (aviso de recebimento), notificações extrajudiciais e intimações judiciais são documentos com valor formal que cumprem funções específicas dentro de processos administrativos, jurídicos ou comerciais.

Apesar de parecerem semelhantes à primeira vista, é importante entender suas diferenças:

• Carta Registrada com AR: É uma correspondência enviada pelos Correios com controle de entrega. O destinatário ou quem recebe em seu lugar deve assinar um comprovante (aviso de recebimento), que retorna ao remetente como prova de entrega. É comumente usada em comunicações contratuais, cobranças ou envio de documentos sensíveis.
• Notificação Extrajudicial: Documento enviado fora do Judiciário, mas com objetivo formal de comunicar algo relevante, como inadimplência, rescisão de contrato ou exigência de cumprimento de cláusulas contratuais. Pode ser enviada por cartório ou Correios, e o recebimento também gera valor probatório.
• Intimação Judicial: Documento expedido diretamente por um órgão do Judiciário ou por um oficial de justiça. Informa que o destinatário está sendo convocado a participar de um processo ou tomar conhecimento de uma decisão. Seu recebimento inicia prazos legais para manifestação ou defesa.

Por que os porteiros não devem receber esse tipo de correspondência?

Embora seja comum o porteiro ser visto como o responsável pelo recebimento de encomendas e documentos no dia a dia do condomínio, correspondências registradas, notificações extrajudiciais e intimações judiciais exigem uma atenção especial. O ideal é que não sejam recebidas por terceiros sem autorização expressa.

Essa conduta, além de comprometer a rotina operacional, traz riscos jurídicos significativos tanto para o condomínio quanto para o colaborador da portaria e para a empresa terceirizada responsável pelo serviço. Confira as principais situações:

• Início de prazos legais sem ciência do morador: muitas vezes, intimações ou notificações possuem prazos processuais curtos para defesa ou manifestação. Se um porteiro assina o aviso de recebimento (AR), a Justiça considera a entrega válida, mesmo que o condômino não tenha sido avisado. Isso pode resultar em perda de prazos legais.
• Perda do direito de defesa (revelia): quando o condômino não toma ciência da intimação em tempo hábil e não se manifesta no processo, o juiz pode considerar o réu ausente (revel), tomando decisões sem sua participação. Isso compromete o direito à ampla defesa, princípio constitucional.
• Alegações de “não recebi” que geram conflito interno: é comum que moradores aleguem não ter sido avisados sobre a chegada do documento. Nesses casos, o condomínio e o colaborador da portaria ficam vulneráveis a acusações de negligência ou omissão.
• Exposição do condomínio a ações judiciais: se for comprovado que o porteiro recebeu um documento sem autorização e que isso resultou em prejuízo ao morador, o condomínio pode ser responsabilizado judicialmente, inclusive por danos morais ou materiais.
• Risco ao colaborador da portaria e à empresa terceirizada: o funcionário pode ser envolvido como testemunha ou parte em um processo judicial. Já a empresa prestadora do serviço pode sofrer sanções contratuais ou ações por má conduta operacional. Além do desgaste, há o risco de prejuízo financeiro e de imagem.

Receber documentos com implicações legais não é apenas uma questão de boa vontade ou cordialidade, mas de segurança jurídica. Por isso, é recomendável que esse tipo de entrega seja feito diretamente ao morador ou mediante autorização expressa, com o devido registro formal. Essa prática protege todos os envolvidos e evita litígios desnecessários.

O que diz a legislação brasileira sobre o tema?

O Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015) trata diretamente da entrega de correspondências judiciais em condomínios. Em seu artigo 248, §4º, a legislação estabelece:

“Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.”

Essa redação traz dois pontos cruciais:

• A entrega é considerada válida: Se o porteiro ou funcionário da portaria assina o aviso de recebimento (AR) ou recebe formalmente o documento, a Justiça entende que o destinatário foi notificado, mesmo que não tenha sido informado. Isso pode gerar efeitos imediatos, como o início de prazos legais para defesa ou cumprimento de determinações judiciais.
• A recusa é legal e recomendada: O próprio dispositivo legal prevê que o funcionário pode e deve recusar o recebimento quando o morador estiver ausente, desde que declare formalmente essa condição. Essa cláusula dá respaldo jurídico à recusa e evita que o colaborador ou o condomínio sejam responsabilizados posteriormente por falhas na comunicação.

Na prática, os tribunais têm validado intimações e notificações entregues a funcionários de portaria, o que reforça a necessidade de cautela. Há decisões em que moradores alegaram não ter ciência da intimação, mas a Justiça entendeu que o prazo legal já estava correndo desde a assinatura na portaria.

Nesses casos, os condomínios podem ser acionados judicialmente sob a acusação de falha na comunicação interna. Além de processos, isso resulta em custos com advogados, acordos extrajudiciais e até danos à imagem da gestão condominial.

Portanto, a melhor conduta é recusar o recebimento, exceto quando houver autorização expressa do condômino, sempre com registro formal. Essa escolha protege juridicamente todas as partes envolvidas.

Procedimentos recomendados para evitar problemas

A melhor forma de garantir segurança jurídica e operacional no recebimento de correspondências em condomínios é estabelecer procedimentos padronizados, orientando os colaboradores e comunicando com clareza aos moradores. Esses procedimentos devem estar alinhados às normas legais e às diretrizes da administradora responsável.

O objetivo principal é evitar falhas que possam gerar prejuízos aos condôminos, expor o condomínio a processos judiciais ou colocar em risco os colaboradores da portaria.

A seguir, estão as práticas recomendadas:

1. Adotar uma conduta padrão para o recebimento de notificações e intimações judiciais

Esse tipo de correspondência tem implicações legais imediatas, por isso a recomendação padrão é não permitir que porteiros recebam notificações ou intimações judiciais. Deixe claro que o ideal é que essas entregas sejam feitas diretamente ao destinatário, garantindo ciência formal e protegendo todos os envolvidos.

2. Estabelecer um protocolo específico para cartas registradas (AR)

Apesar de não terem o mesmo peso jurídico de intimações, as cartas registradas também podem conter documentos relevantes. Por isso, devem seguir um fluxo seguro:

• O porteiro deve interfonar imediatamente para o condômino, informando sobre a entrega;
• O documento só deve ser recebido com autorização expressa, seja verbal (pelo interfone) ou escrita (via aplicativo ou presencial);
• Caso o condômino esteja ausente e não tenha deixado autorização prévia, o porteiro deve recusar o recebimento e orientar o entregador a retornar em outro momento.

Esse procedimento evita que documentos sejam recebidos sem o conhecimento do morador, o que pode gerar alegações de "não fui informado" e comprometer o condomínio.

3. Registrar as autorizações sempre que possível

Para reforçar a segurança do processo e ter rastreabilidade em caso de questionamentos, é fundamental manter registros:

• Utilizar fichas de controle para anotar autorizações verbais, com data, hora e assinatura do porteiro;
• Preferencialmente, adotar sistemas digitais ou aplicativos de gestão que registrem a autorização do condômino, de forma simples e auditável;
• Quando possível, solicitar autorização escrita por aplicativo de mensagens do condomínio (e-mail, WhatsApp corporativo, app de gestão etc.).

Esses registros servem como comprovação de que a portaria atuou conforme o procedimento acordado e protegem juridicamente a administração, o síndico e a equipe operacional.

4. Comunicar claramente essas diretrizes aos moradores

Todos os procedimentos devem ser comunicados com transparência aos condôminos, por meio de:

• Comunicados oficiais, e-mails e avisos físicos nos murais do condomínio;
• Atualização do regulamento interno ou registro em ata de assembleia, sempre que necessário;
• Treinamento e orientação contínua da equipe da portaria para garantir o cumprimento do protocolo.

Essa comunicação reforça que as medidas visam a proteção de todos, e não uma simples restrição. Um condômino informado compreende melhor os riscos e tende a colaborar com mais responsabilidade.

5. Atualizar e revisar os procedimentos com apoio da administradora

As diretrizes podem variar conforme as necessidades de cada condomínio. Por isso, a administradora deve:

• Ajudar na criação e revisão periódica dos protocolos de recebimento;
• Fornecer treinamento técnico e jurídico à equipe de portaria;
• Registrar eventuais exceções com formalização e assinatura da administração;
• Garantir que os procedimentos estejam alinhados à legislação vigente e às decisões judiciais recentes.

Ao seguir essas práticas, o condomínio evita falhas operacionais, reduz o risco de conflitos com moradores e garante conformidade legal. Isso fortalece a gestão condominial como um todo, promove segurança jurídica e preserva a integridade de moradores, colaboradores e prestadores de serviço.

O papel da administradora e da empresa de facilities

Depois de definir regras claras sobre o que pode ou não ser recebido pela portaria, é essencial garantir que essas orientações sejam aplicadas de forma consistente na rotina do condomínio. E para isso, a atuação conjunta entre a administradora e a empresa de facilities é determinante.
Mais do que prestadores de serviço, esses parceiros funcionam como extensões da gestão condominial, ajudando a transformar diretrizes em procedimentos bem executados.

A administradora tem a responsabilidade de:

• Documentar e formalizar as decisões do condomínio, inclusive sobre protocolos específicos como o tratamento de correspondências registradas ou judiciais;
• Alinhar essas diretrizes com a empresa terceirizada, assegurando que a comunicação com os colaboradores da portaria seja clara, direta e atualizada;
• Acompanhar a aplicação prática das orientações, por meio de supervisões, relatórios ou reuniões periódicas.

Já a empresa de facilities contribui com:

• Treinamento adequado dos porteiros, incluindo situações que envolvem risco jurídico ou dúvida operacional;
• Padrões internos de atendimento e controle, com base em normas de conduta e em boas práticas de mercado;
• Capacidade de adaptação caso o condomínio opte por políticas específicas, sempre mediante autorização formal.

Com essa estrutura, o condomínio ganha segurança operacional e jurídica, evitando improvisações no dia a dia da portaria, sem sobrecarregar o síndico e garantindo o cumprimento das decisões coletivas com responsabilidade e profissionalismo.

Esse alinhamento entre gestão, operação e comunicação é o que torna possível manter o controle e a previsibilidade mesmo em situações mais sensíveis.

E se o condomínio quiser permitir o recebimento?

Apesar das recomendações de não receber correspondências judiciais e notificações na portaria, o condomínio tem autonomia para definir seus próprios procedimentos, desde que respeite os limites legais e assuma as responsabilidades decorrentes dessas escolhas.

Essa flexibilidade está prevista na legislação condominial e garante que cada edifício possa adaptar suas regras à realidade da comunidade que o compõe. No entanto, essa autonomia também impõe obrigações. Se o condomínio decidir permitir que porteiros recebam cartas registradas, intimações ou notificações, é essencial seguir alguns requisitos formais:

• Deliberação em assembleia: a decisão precisa ser tomada em assembleia condominial, com registro em ata e quórum conforme a convenção. Não deve ser definida de forma isolada pela administração ou pelo síndico.
• Formalização por escrito: as regras devem constar em documento oficial, seja como adendo ao regimento interno, seja em comunicado aprovado e arquivado. A informalidade nesse tipo de decisão pode gerar riscos jurídicos.
• Assunção de responsabilidade legal: o condomínio deve declarar que assume a responsabilidade civil e jurídica por qualquer consequência decorrente do recebimento desses documentos pela portaria.
• Isenção da empresa terceirizada e dos funcionários: também é necessário constar no documento que a administradora e os colaboradores terceirizados estão isentos de responsabilidade em eventuais processos ou prejuízos oriundos da prática.
• Modelo de declaração ou termo de autorização: é recomendável elaborar um modelo-padrão de termo que formalize essa decisão. Esse documento pode funcionar como uma cláusula adicional ao regimento interno ou como uma deliberação registrada separadamente, com a assinatura do síndico e dos membros do conselho, se aplicável.

É importante lembrar que permitir o recebimento de correspondências com valor jurídico na portaria pode parecer uma facilidade para os condôminos, mas é uma medida que deve ser adotada com cautela, responsabilidade e respaldo documental. A formalização adequada é a única forma de proteger juridicamente todas as partes envolvidas.

Prevenção é sempre a melhor estratégia

A rotina de um condomínio exige decisões rápidas, mas bem fundamentadas. Quando se trata do recebimento de correspondências com valor jurídico, a prevenção é o melhor caminho para evitar riscos desnecessários, tanto para o morador quanto para o condomínio, o colaborador e a empresa prestadora de serviços.

Medidas simples, como seguir um protocolo claro, formalizar orientações e manter a comunicação ativa com os condôminos, fazem toda a diferença na hora de prevenir conflitos e proteger juridicamente todos os envolvidos.

Além disso, é fundamental oferecer treinamento e respaldo legal aos funcionários da portaria. O colaborador que entende o porquê de cada procedimento age com mais segurança e responsabilidade.

Mas para que tudo isso funcione de forma eficiente e contínua, é essencial contar com uma administradora preparada, que ofereça orientação técnica, respaldo jurídico e processos bem estruturados, como faz a Athemos.

Como a Athemos atua para garantir segurança e conformidade em seus condomínios

Se o seu condomínio ainda não possui um procedimento claro para o recebimento de correspondências registradas, judiciais ou notificações extrajudiciais, a Athemos pode ajudar a construir esse protocolo de forma segura, eficiente e totalmente legal.

Somos especialistas em administração condominial e facilities, com foco em gestão inteligente, prevenção de riscos e apoio técnico completo aos síndicos e moradores.

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Adotar práticas seguras é sinal de boa gestão. Conte com a Athemos para orientar cada passo com profissionalismo e confiança!

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