Checklist do Síndico: tudo o que você precisa saber antes de assumir a gestão do condomínio

Assumir o cargo de síndico é um passo importante e cheio de responsabilidades. Além de representar os moradores, o síndico também é o principal gestor do condomínio, responsável por finanças, contratos, manutenções, segurança, convivência e cumprimento das obrigações legais.

Por isso, os primeiros dias após a eleição exigem atenção redobrada. É nesse momento que se faz necessário reunir documentos, entender a realidade financeira, revisar contratos e alinhar o funcionamento de toda a estrutura condominial.

Para ajudar nesse processo, preparamos este checklist completo com tudo o que um síndico precisa saber e fazer antes de, de fato, iniciar sua gestão. Com ele, você evita surpresas, ganha tempo e garante mais segurança para conduzir o condomínio com organização e transparência.

Documentos essenciais que o novo síndico deve solicitar

O primeiro passo prático ao assumir a função de síndico é reunir toda a documentação que permita entender a estrutura, as regras e a situação atual do condomínio. Ter acesso a esses registros é essencial para garantir uma transição segura, evitar erros de gestão e manter a conformidade com a legislação.
Veja os principais documentos que devem ser solicitados imediatamente após a eleição:

Convenção condominial e regimento interno

Esses são os dois pilares jurídicos do condomínio. A convenção define as regras gerais de funcionamento, como quóruns para assembleias, forma de eleição, frações ideais e critérios de rateio. Já o regimento interno trata do uso das áreas comuns, comportamento dos moradores, regras de silêncio, entre outros pontos do dia a dia.

Ter domínio sobre esses documentos é fundamental para aplicar regras corretamente e evitar conflitos.

Atas das últimas assembleias

As atas registram todas as decisões tomadas pelos condôminos, como aprovações de obras, alterações no orçamento, eleição de conselhos e votações diversas. Ao analisá-las, o novo síndico compreende o histórico recente da gestão e identifica as pendências que exigem continuidade.

Balancetes e prestação de contas

A saúde financeira do condomínio deve ser uma das prioridades. Por isso, o síndico precisa ter acesso aos balancetes mensais, demonstrativos de receitas e despesas, relatórios de inadimplência e a última prestação de contas aprovada (ou não).

Esses documentos revelam a realidade financeira do condomínio e ajudam a planejar os primeiros meses da nova gestão.

Contratos vigentes com prestadores de serviço

Todos os contratos com empresas de portaria, limpeza, manutenção de elevadores, segurança, contabilidade e outros fornecedores devem estar organizados e acessíveis. Além disso, é importante verificar:

• Prazos de vigência e cláusulas de renovação;
• Condições de rescisão;
• Valor mensal e reajustes previstos;
• Responsáveis técnicos e formas de contato.

Revisar esses contratos evita pagamentos indevidos e permite renegociações, quando necessário.

Apólice de seguro do condomínio

O seguro condominial é obrigatório por lei e cobre danos estruturais ao prédio em caso de incêndio, explosão, desastres naturais, entre outros sinistros. O novo síndico deve conferir:

• A vigência da apólice;
• Os valores segurados;
• As coberturas contratadas e suas limitações.

Caso esteja vencido ou inadequado, é preciso tomar providências imediatas para garantir a cobertura legal.

Plantas e manuais técnicos

Documentos como a planta baixa do edifício, projetos elétricos e hidráulicos, manual de uso e operação de elevadores e outros sistemas são indispensáveis para qualquer manutenção ou obra. Além disso, facilitam a comunicação com fornecedores e reduzem riscos técnicos.

Dica extra: Além dos documentos citados, é útil solicitar o livro de ocorrências, registro de reclamações ou notificações anteriores, inventário de bens do condomínio e relatórios de vistorias técnicas, se houver. Esses materiais complementam o diagnóstico inicial da situação condominial.

Entendendo a situação financeira do condomínio

Assumir a gestão de um condomínio sem entender sua real situação financeira é como pilotar no escuro. O síndico precisa, desde o início, ter uma visão clara sobre entradas, saídas, dívidas e reservas, o que permite tomar decisões conscientes, evitar surpresas desagradáveis e garantir a continuidade dos serviços.

Veja os pontos fundamentais a serem avaliados quanto à gestão financeira:

Saldos em conta corrente e fundo de reserva

Comece verificando o saldo atual da conta bancária do condomínio, que deve estar em nome do CNPJ condominial. É importante confirmar:

• Se os saldos estão compatíveis com os relatórios financeiros;
• Se há movimentações não explicadas nos últimos meses;
• Qual o valor disponível no fundo de reserva (usado para emergências ou obras).

Esse primeiro levantamento ajuda a identificar se há caixa suficiente para cobrir as despesas imediatas ou se será necessário reavaliar o fluxo de pagamentos.

Nível de inadimplência atual

A inadimplência dos condôminos é um dos principais fatores que impactam negativamente a gestão financeira. Um bom ponto de partida é solicitar um relatório atualizado com:

• Lista de unidades inadimplentes e o valor total em aberto;
• Período médio de atraso (30, 60, 90 dias ou mais);
• Ações de cobrança em andamento (judiciais ou extrajudiciais).

Com essas informações em mãos, o síndico pode adotar estratégias de recuperação de crédito e prevenir que a inadimplência afete o pagamento dos serviços essenciais.

Despesas recorrentes e contratos fixos

Conhecer as despesas fixas do condomínio é essencial para manter os compromissos em dia e avaliar onde é possível economizar. Faça um levantamento detalhado dos custos mensais, como:

• Folha de pagamento (funcionários próprios ou terceirizados);
• Energia elétrica e água;
• Manutenção de elevadores, portões, sistemas de segurança;
• Limpeza, jardinagem, portaria e recepção;
• Administração condominial e contabilidade.

Essa análise permite entender para onde está indo a maior parte dos recursos e identificar se os gastos estão dentro da média esperada para o porte do condomínio.

Previsão orçamentária vigente

A previsão orçamentária é o planejamento anual que orienta todas as receitas e despesas do condomínio. O novo síndico deve:

• Verificar se ela foi aprovada em assembleia;
• Comparar os valores orçados com os realizados até o momento;
• Identificar desvios e os motivos para eventuais diferenças.

Se a previsão estiver desatualizada ou mal estruturada, pode ser necessário revisá-la e apresentar uma nova proposta aos moradores. Isso é fundamental para manter a transparência e a saúde financeira ao longo da gestão.

Atenção aos passivos ocultos

Além dos números visíveis, o síndico também deve investigar possíveis dívidas ou pendências que não aparecem nos extratos:

• Multas aplicadas por órgãos públicos (ex: Corpo de Bombeiros, prefeitura);
• Ações trabalhistas ou tributárias em curso;
• Parcelamentos com prestadores ou tributos em atraso.

Esses passivos, se ignorados, podem gerar problemas futuros e comprometer o orçamento.

Ao mapear todos esses pontos com atenção, o novo síndico terá uma leitura fiel da saúde financeira do condomínio. Isso é essencial para planejar os próximos passos, manter a transparência com os moradores e evitar decisões equivocadas.

Conheça a infraestrutura e as obrigações técnicas

Também é indispensável que o síndico conheça a fundo a infraestrutura do condomínio, para entender quais são as obrigações legais e técnicas que precisam ser cumpridas para manter o ambiente seguro, funcional e dentro das normas.

A seguir, listamos os principais pontos que merecem atenção especial nessa etapa da transição de gestão:

Vistorias em áreas comuns: ponto de partida para um bom diagnóstico

Antes de tomar qualquer decisão, o síndico deve realizar uma vistoria detalhada das áreas comuns, como:

• Garagens e portões automáticos;
• Salão de festas, churrasqueira, academia e playground;
• Piscinas, saunas e espaços de convivência;
• Áreas técnicas e de serviço (bombas, casa de máquinas, barrilete, reservatórios).

A vistoria pode ser feita com o apoio da administradora e de profissionais técnicos, permitindo identificar desgastes, riscos e manutenções. Documentar com fotos e relatórios é importante para futuras prestações de contas e para montar um cronograma de ações.

Equipamentos de segurança e prevenção: tudo deve estar em dia

A segurança patrimonial e a prevenção de acidentes são responsabilidades diretas da gestão condominial. Por isso, é essencial checar:

• Extintores de incêndio (carga, validade e sinalização);
• Iluminação de emergência e sinalização de rotas de fuga;
• Sistema de alarme e sensores de presença;
• Circuito fechado de TV (CFTV) e gravação de imagens;
• Portões automáticos e interfone;
• Trancas, grades e portarias físicas ou virtuais.

Equipamentos vencidos, mal instalados ou sem manutenção regular colocam o condomínio em risco e podem gerar multas ou responsabilização civil em caso de sinistros.

Manutenções pendentes ou programadas: o que precisa ser feito?

Durante a transição de gestão, o síndico deve levantar todas as manutenções que estão:

• Atrasadas ou não executadas (ex: limpeza de caixa d’água, revisão de elevadores);
• Programadas (com datas futuras já agendadas);
• Recorrentes (ex: dedetização, inspeção de para-raios, manutenção de bombas);
• Emergenciais ou adiadas por falta de verba ou aprovação em assembleia.

Esse mapeamento ajuda a evitar paralisações de serviços e reduz o risco de imprevistos logo no início da gestão.

Obrigações legais e técnicas em andamento

Muitos condomínios precisam seguir normas técnicas e manter documentos atualizados para garantir a regularidade. Ao assumir o cargo, o novo síndico deve verificar a situação de itens como:

• AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros): obrigatório para prédios com área comum;
• Laudos técnicos e inspeções: como o laudo de para-raios, inspeção predial, laudo de acessibilidade ou laudo elétrico;
• Certificados de dedetização e limpeza de reservatórios;
• Contrato de manutenção de elevadores com ART (Anotação de Responsabilidade Técnica);
• Licenças ambientais ou sanitárias, em caso de piscina ou outros itens regulamentados.

Caso algum documento esteja vencido ou em atraso, o síndico deve priorizar sua regularização para evitar penalidades.

Equipe e contratos de trabalho sob sua responsabilidade

Ao assumir como síndico, uma das responsabilidades mais sensíveis é a gestão da equipe de trabalho que atua no condomínio, sejam funcionários contratados diretamente ou empresas terceirizadas. É essencial entender quem são os profissionais envolvidos, quais são suas funções, como está a situação contratual e quais obrigações trabalhistas precisam ser cumpridas.

A seguir, organizamos os principais pontos de atenção para garantir uma gestão eficiente, segura e alinhada com a legislação:

Funcionários diretos do condomínio

Se o condomínio possui equipe própria, o síndico passa a responder diretamente por esses colaboradores. Os cargos mais comuns são:

• Porteiros: responsáveis pelo controle de entrada e saída de moradores, visitantes e prestadores;
• Faxineiros e auxiliares de limpeza: cuidam da conservação das áreas comuns;
• Zelador: atua na supervisão da rotina predial, sendo uma ponte entre moradores, síndico e funcionários;
• Jardineiros, vigias ou auxiliares de manutenção: eventualmente contratados, dependendo do tamanho do condomínio.

Esses profissionais possuem vínculo empregatício direto com o condomínio, e por isso exigem atenção total às regras da CLT, incluindo registro em carteira, pagamentos de salário, férias, 13º, INSS, FGTS e demais encargos.

Jornada de trabalho e folha de pagamento

O novo síndico precisa analisar:

• Jornadas e escalas de trabalho (plantões, turnos noturnos, folgas semanais);
• Folha de pagamento atual e encargos em dia;
• Controle de ponto (manual ou eletrônico);
• Histórico de faltas, afastamentos ou advertências;
• Equipamentos de proteção individual (EPIs) e normas de segurança.

Também é importante verificar se o condomínio possui assessoria contábil ou jurídica para cuidar da folha, evitando erros que possam gerar processos trabalhistas.

Contratos com empresas terceirizadas

Caso o condomínio opte por terceirizar serviços, o síndico passa a atuar como contratante, o que exige atenção à gestão dos contratos e à qualidade do serviço prestado.

Entre os terceirizados mais comuns estão:

• Empresas de portaria e segurança;
• Serviços de limpeza, jardinagem ou manutenção;
• Administradoras de condomínio;
• Empresas de controle de pragas ou manutenção predial.

Ao assumir a gestão, o síndico deve solicitar todos os contratos vigentes, analisando os seguintes pontos:

• Vigência e cláusulas de renovação ou rescisão;
• Escopo dos serviços contratados;
• Valores e formas de reajuste;
• Garantias oferecidas;
• Responsabilidades da empresa quanto a encargos trabalhistas e substituição de funcionários.

Atenção: embora os profissionais terceirizados não tenham vínculo com o condomínio, se a empresa contratada não estiver em dia com suas obrigações, o condomínio pode ser responsabilizado solidariamente na Justiça. Por isso, é fundamental exigir documentação atualizada, como certidões negativas, comprovantes de recolhimento de encargos e contrato formalizado.

Comunicação com os condôminos: o papel da transparência

Uma boa gestão condominial depende, em grande parte, de uma comunicação clara, frequente e acessível. Mais do que cumprir obrigações legais, o síndico precisa construir um relacionamento baseado na transparência, confiança e previsibilidade com os moradores.

Quando há falhas na comunicação, surgem ruídos, conflitos e desconfiança, mesmo que a gestão esteja em dia. Por isso, desenvolver canais e práticas de comunicação eficazes deve ser uma prioridade desde o início do mandato.

Canais de comunicação ativa

A comunicação no condomínio não pode depender apenas de murais e conversas informais. É importante criar (ou manter) canais oficiais, que garantam alcance e rastreabilidade das informações:

• Aplicativos de gestão condominial (como TownSq, CondoLivre, etc.);
• Grupos organizados no WhatsApp, com regras claras de uso;
• E-mails informativos com periodicidade definida (semanal ou mensal);
• Painéis de avisos em áreas comuns, atualizados com frequência;
• Plataformas online de administração, com área exclusiva para moradores.

Esses canais devem ser usados tanto para comunicados simples (como reparos ou horários de manutenção) quanto para divulgar documentos oficiais e prestar contas.

Organização de assembleias

Assembleias são momentos cruciais de decisão coletiva e precisam ser bem organizadas para garantir legitimidade e participação.

O síndico deve:

• Respeitar os prazos legais de convocação (com antecedência mínima de 5 a 8 dias, conforme convenção);
• Divulgar pautas claras, com tempo para que os moradores se preparem;
• Disponibilizar documentos de apoio com antecedência, como orçamentos ou balancetes;
• Registrar atas com clareza e disponibilizá-las aos condôminos logo após a reunião;
• Adotar formatos híbridos ou digitais, se a convenção permitir, para ampliar a adesão.

As assembleias são também uma excelente oportunidade para prestar contas, ouvir sugestões e resolver conflitos de forma institucional.

Divulgação de informações e documentos importantes

Um dos principais pilares da transparência é garantir que informações relevantes estejam sempre acessíveis aos moradores. Isso evita mal-entendidos, questionamentos desnecessários e fortalece a confiança na gestão.

Alguns documentos que devem ser divulgados com frequência:

• Balancetes mensais e prestação de contas;
• Relatórios de inadimplência (sem expor nomes);
• Contratos com prestadores e orçamentos aprovados;
• Andamento de obras ou manutenções programadas;
• Atas e comunicados oficiais da administradora;
• Cronogramas de atividades e eventos internos.

Manter um histórico digital desses documentos em uma pasta compartilhada ou aplicativo de gestão condominial facilita o acesso, economiza papel e organiza melhor todos os processos.

Dica extra: crie um cronograma para não esquecer nenhuma pendência

Para facilitar o início da sua gestão e evitar esquecimentos que podem gerar multas, atrasos ou conflitos, recomendamos criar um cronograma de transição com os itens que você precisa revisar ou implementar nas primeiras semanas de mandato.

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