Terceirização da portaria: um condomínio mais seguro e eficiente com a Athemos

A portaria é muito mais do que um simples ponto de entrada e saída em um condomínio. Ela é a primeira linha de defesa, o cartão de visitas e um centro nevrálgico para a segurança e a ordem do dia a dia.

No entanto, gerenciar uma equipe de portaria internamente pode se transformar em um desafio complexo e oneroso, repleto de responsabilidades administrativas, custos imprevistos e, principalmente, riscos trabalhistas significativos. É nesse cenário que a terceirização da portaria surge não apenas como uma alternativa, mas como uma solução estratégica inteligente.

Para condomínios que buscam excelência, segurança e tranquilidade, optar pela terceirização dos serviços de portaria com uma empresa especializada como a Athemos significa profissionalizar essa função vital, garantindo controle de acesso rigoroso, atendimento qualificado e, crucialmente, a mitigação de passivos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.

Especialização e profissionalismo: o salto de qualidade na sua portaria

Um dos pilares fundamentais da terceirização é a especialização. Empresas como a Athemos dedicam-se exclusivamente à prestação de serviços, o que inclui um investimento contínuo em treinamento, desenvolvimento de protocolos e gestão de equipes focada na excelência da função de porteiro.

1. Treinamento rigoroso e contínuo

Os profissionais de portaria alocados pela Athemos passam por um processo de seleção criterioso e recebem treinamento abrangente, que vai muito além das noções básicas de atendimento. Este treinamento inclui:

• Protocolos de segurança específicos: procedimentos para identificação e registro de visitantes, entregadores e prestadores de serviço, controle de entrada e saída de veículos, e acionamento de autoridades em caso de emergência.
• Técnicas de atendimento ao público: cordialidade, discrição, comunicação clara e eficiente com moradores, visitantes e prestadores.
• Noções de prevenção de sinistros: identificação de comportamentos suspeitos, conhecimento básico de sistemas de alarme e monitoramento.
• Legislação e normas condominiais: entendimento das regras do condomínio para garantir sua aplicação.
• Primeiros socorros básicos: capacitação para agir em situações emergenciais até a chegada de socorro especializado. A Athemos investe em programas de reciclagem e atualização constante, garantindo que seus porteiros estejam sempre preparados para as mais diversas situações e alinhados com as melhores práticas do mercado.

2. Apresentação e postura profissional

A portaria é o primeiro contato de qualquer pessoa com o condomínio. A Athemos assegura que seus profissionais mantenham uma apresentação impecável, com uniformes adequados e limpos, e uma postura que transmita confiança, seriedade e profissionalismo. Essa atenção à imagem contribui significativamente para a percepção de segurança e organização do condomínio.

3. Supervisão dedicada e gestão de performance

Diferentemente da gestão interna, onde o síndico muitas vezes acumula a função de supervisionar a portaria, a Athemos dispõe de supervisores de campo.

Estes profissionais realizam visitas periódicas e não anunciadas, verificam o cumprimento dos protocolos, a assiduidade, a apresentação pessoal e o desempenho geral dos porteiros.

Essa supervisão ativa garante a manutenção do padrão de qualidade e permite a rápida correção de eventuais desvios ou a implementação de melhorias.

Feedbacks são coletados e planos de ação são desenvolvidos para assegurar a satisfação do cliente. 

Ao optar pela terceirização com a Athemos, o condomínio se beneficia de uma equipe que não apenas "ocupa um posto", mas que desempenha uma função estratégica com conhecimento técnico e foco na proteção e bem-estar de todos.

Controle de acesso mais eficiente e segurança condominial reforçada

Um controle de acesso eficaz é a espinha dorsal da segurança condominial. Porteiros terceirizados, treinados por especialistas como a Athemos, estão preparados para implementar e seguir rigorosamente os protocolos estabelecidos, minimizando vulnerabilidades.

Implementação de procedimentos padronizados

A Athemos trabalha em conjunto com o condomínio para definir ou aprimorar os procedimentos de controle de acesso. Isso inclui:

• Identificação rigorosa: todo visitante, prestador de serviço ou entregador deve ser devidamente identificado antes de ter seu acesso liberado. Documentos podem ser solicitados e informações são registradas.
• Comunicação com o morador: o porteiro contata o morador para anunciar a chegada e solicitar autorização de entrada, utilizando interfone ou sistemas de comunicação interna.
• Registro detalhado: manutenção de um registro preciso de entradas e saídas de não moradores, incluindo nome, documento, destino, horário de entrada e saída. Esse registro pode ser manual ou, preferencialmente, informatizado, como os sistemas que a Athemos pode auxiliar a implementar ou operar.
• Gerenciamento de entregas: estabelecimento de regras claras para recebimento de encomendas e deliveries, evitando o acesso irrestrito de entregadores às áreas internas.

Utilização de tecnologia como aliada

A Athemos incentiva e está apta a operar tecnologias que otimizam o controle de acesso, como sistemas de CFTV (Circuito Fechado de Televisão), alarmes monitorados, clausuras (eclusas) para pedestres e veículos, e softwares de gestão de acesso. Seus profissionais são treinados para utilizar essas ferramentas de forma eficaz, potencializando a segurança.

Prevenção de intrusões e manutenção da ordem

A presença de porteiros bem treinados e alertas é um forte fator de dissuasão contra invasões e outras atividades ilícitas. Eles são instruídos a identificar comportamentos atípicos, veículos suspeitos rondando as imediações e a agir conforme os protocolos de segurança, que podem incluir o acionamento discreto de supervisores ou forças policiais. Além disso, o porteiro auxilia na manutenção da ordem interna, coibindo o trânsito de pessoas não autorizadas em áreas restritas e garantindo o cumprimento das normas de convivência.

A eficiência no controle de acesso proporcionada pela terceirização com a Athemos traduz-se em um ambiente condominial perceptivelmente mais seguro, onde moradores podem desfrutar de maior tranquilidade sabendo que o primeiro filtro de proteção do seu lar está sendo gerenciado por profissionais competentes.

Redução de encargos e o fim dos riscos trabalhistas com a terceirização

Talvez uma das vantagens mais significativas e buscadas pelos condomínios ao optarem pela terceirização da portaria seja a drástica redução de custos diretos e indiretos, e, principalmente, a eliminação dos riscos e responsabilidades trabalhistas. A gestão de pessoal é complexa e pode gerar passivos consideráveis.

1. Eliminação de custos com recrutamento e seleção

Contratar um porteiro envolve custos com anúncios de vagas, tempo despendido em entrevistas, verificações de antecedentes e exames admissionais. Com a Athemos, todo esse processo é absorvido pela empresa, que já possui um banco de talentos e expertise em selecionar os profissionais mais adequados para cada perfil de condomínio.

2. Previsibilidade dos custos diretos com pessoal

O condomínio deixa de arcar diretamente com salários, 13º salário, férias (e seu adicional de 1/3), FGTS, INSS, vale-transporte, vale-refeição/alimentação e outros benefícios. Todos esses encargos passam a ser responsabilidade da Athemos e estão embutidos no valor mensal do contrato de prestação de serviços, conferindo maior previsibilidade orçamentária ao condomínio.

3. Cobertura de ausências sem custos adicionais

Faltas, licenças médicas, férias – todas essas situações exigem a alocação de um substituto. Na gestão interna, isso pode significar o pagamento de horas extras ou a contratação de um folguista, onerando o caixa. A Athemos garante a cobertura imediata dessas ausências com profissionais de sua reserva técnica, sem que o condomínio precise desembolsar valores extras por isso. Essa agilidade e ausência de custo adicional são diferenciais importantes.

4. Eliminação de despesas com uniformes, EPIs e treinamento

A Athemos fornece os uniformes e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) necessários para seus colaboradores, além de arcar com todos os custos de treinamento inicial e reciclagens periódicas.

5. Mitigação total dos riscos trabalhistas

A legislação trabalhista brasileira é complexa e rigorosa. Erros no cálculo de horas extras, adicional noturno, desrespeito a intervalos, recolhimento incorreto de encargos ou um processo de demissão mal conduzido podem gerar ações trabalhistas vultosas, com potencial para desestabilizar financeiramente o condomínio.

Ao terceirizar com uma empresa idônea como a Athemos, o condomínio transfere toda essa responsabilidade. A Athemos torna-se a empregadora direta dos porteiros, assumindo todas as obrigações e riscos inerentes à relação de emprego. É fundamental escolher uma empresa com solidez financeira e comprovada idoneidade para garantir que ela realmente cumpra suas obrigações fiscais e trabalhistas, evitando a responsabilidade subsidiária do condomínio. A Athemos prima pela total conformidade legal, oferecendo essa segurança aos seus clientes.

A terceirização da portaria com a Athemos representa, portanto, uma gestão financeira mais inteligente e uma blindagem contra os percalços jurídicos da relação empregatícia.

Outros benefícios estratégicos ao terceirizar a portaria com um parceiro como a Athemos

Além das vantagens primordiais já citadas, a parceria com uma empresa especializada em facilities como a Athemos traz outros benefícios que otimizam a gestão condominial e a vida do síndico.1. Foco do síndico na gestão estratégica do condomínio

Ao delegar a gestão da portaria, o síndico e os conselheiros ganham um tempo valioso que pode ser direcionado para questões estratégicas do condomínio, como planejamento de melhorias, gestão financeira de longo prazo, mediação de conflitos e relacionamento com os moradores. A Athemos cuida da burocracia e da operação, permitindo que o corpo diretivo se concentre no que realmente agrega valor à comunidade condominial.

1. Padronização e qualidade contínua dos serviços

A Athemos implementa Manuais de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para o serviço de portaria, garantindo que, independentemente do profissional alocado no posto, o nível de serviço e o cumprimento das normas sejam consistentes. Essa padronização eleva a qualidade percebida pelos moradores.

2. Acesso a um gestor de contrato dedicado

A Athemos geralmente designa um gestor de contrato que serve como ponto de contato principal para o condomínio. Esse profissional acompanha de perto a prestação dos serviços, realiza reuniões periódicas de alinhamento, apresenta relatórios de desempenho e está disponível para solucionar quaisquer questões, garantindo uma comunicação fluida e um atendimento personalizado.

3. Flexibilidade e escalabilidade

Caso o condomínio necessite de um aumento no efetivo da portaria (por exemplo, durante um evento ou um período de obras) ou a adição de outros serviços de facilities (como limpeza, zeladoria ou jardinagem), a Athemos possui a flexibilidade para ajustar o contrato e fornecer os recursos necessários de forma ágil, muitas vezes com a vantagem de integrar diferentes serviços sob uma única gestão. Essa capacidade de adaptação é um diferencial que uma gestão interna dificilmente consegue igualar com a mesma eficiência e controle de custos.

O processo de transição para uma portaria terceirizada de excelência com a Athemos

A decisão de terceirizar é importante, e a transição deve ser conduzida de forma profissional e transparente. A Athemos adota um processo estruturado para garantir uma implantação suave e bem-sucedida:

1. Diagnóstico e planejamento personalizado: inicialmente, especialistas da Athemos realizam uma visita técnica detalhada ao condomínio para entender suas particularidades, infraestrutura existente, cultura e necessidades específicas de segurança e atendimento. Com base nesse diagnóstico, é elaborado um plano de trabalho personalizado, definindo o escopo dos serviços, os postos de trabalho, as escalas, os protocolos de segurança e os indicadores de performance.
2. Seleção e alocação de profissionais compatíveis: com o plano definido, a Athemos seleciona em seu quadro ou recruta especificamente os profissionais com o perfil mais adequado às características e exigências do condomínio.
3. Integração e treinamento específico: os porteiros selecionados passam por um processo de integração, onde são apresentados às normas específicas do condomínio, à equipe administrativa (síndico, conselheiros) e recebem treinamento focado nas rotinas e equipamentos do local.
4. Implantação assistida e início das operações: a Athemos acompanha de perto o início das operações, com supervisores presentes para orientar os porteiros, realizar ajustes finos nos procedimentos e garantir que tudo transcorra conforme o planejado, minimizando qualquer impacto na rotina dos moradores.
5. Acompanhamento contínuo e gestão da qualidade: após a implantação, a Athemos mantém um canal de comunicação aberto com o síndico, realiza supervisões regulares, monitora os indicadores de desempenho e promove reuniões de feedback para garantir a satisfação contínua e a melhoria constante dos serviços.

Este processo cuidadoso visa assegurar que a transição para a portaria terceirizada seja uma experiência positiva e que os benefícios comecem a ser percebidos desde o primeiro dia.

Terceirize sua portaria com a Athemos: a escolha inteligente para segurança e eficiência

A terceirização da portaria transcende a simples substituição de pessoal; ela representa uma evolução na forma como o condomínio encara sua segurança, sua eficiência operacional e sua responsabilidade legal. Ao confiar essa função vital a especialistas como a Athemos, o condomínio ganha acesso a profissionais treinados, protocolos de segurança robustos, tecnologia de ponta e, fundamentalmente, a tranquilidade de saber que os riscos trabalhistas e a complexidade da gestão de RH não são mais uma preocupação direta do síndico ou dos moradores.

A especialização no controle de acesso, a redução comprovada de encargos e a blindagem contra passivos trabalhistas são argumentos poderosos que colocam a terceirização da portaria como uma decisão estratégica e financeiramente inteligente. 

Com a Athemos, o condomínio não contrata apenas um serviço, mas estabelece uma parceria focada em resultados, segurança e na valorização do bem-estar coletivo. É o caminho para uma gestão condominial mais leve, profissional e, acima de tudo, mais segura.

Garanta a máxima segurança e eficiência para seu condomínio com a expertise da Athemos em terceirização de portaria. Fale com nossa equipe. Para continuar protegendo seu patrimônio e otimizando sua gestão, siga a Athemos no Instagram e LinkedIn.