Dicas práticas para não cair na malha fina da Receita Federal

A declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) é uma obrigação anual que exige atenção aos detalhes, organização e entendimento das regras vigentes. Qualquer erro, omissão ou informação inconsistente pode levar o contribuinte à malha fina, processo de verificação da Receita Federal que pode resultar em multas, juros e complicações para quem declara.

Em 2025, esse cuidado precisa ser ainda maior. A Receita Federal vem ampliando a capacidade de cruzar dados com bancos, empresas, instituições de ensino e planos de saúde, o que torna cada vez mais difícil “passar batido” por inconsistências.

Neste artigo, você vai encontrar dicas práticas para evitar cair na malha fina, entender quais são os erros mais comuns cometidos na declaração e ver como a Athemos, com sua expertise em contabilidade para pessoas físicas e jurídicas, pode ser a parceira ideal para garantir uma entrega segura, precisa e sem surpresas com o Fisco.

O que é a malha fina?

A chamada “malha fina” é o termo popular para o processo de revisão mais rigoroso que a Receita Federal aplica às declarações do IRPF que apresentam inconsistências, omissões ou divergências.

Isso acontece quando os dados informados pelo contribuinte não coincidem com as informações fornecidas por outras fontes, como empregadores, bancos, planos de saúde, instituições de ensino ou corretoras de valores.

Quando uma declaração é retida na malha fina, o contribuinte pode ser convocado a apresentar documentos que comprovem os valores e informações declaradas. Se não houver comprovação, ele poderá ser obrigado a pagar a diferença do imposto, com multa e juros aplicados sobre o valor devido.
Evitar esse tipo de problema começa com atenção aos detalhes e, sempre que possível, com o apoio de um contador.

Principais motivos que levam à malha fina

Entender os erros mais comuns que causam retenção na malha fina é o primeiro passo para evitá-los. Veja abaixo os principais pontos de atenção que costumam gerar problemas com a Receita Federal:

1. Omissão de rendimentos

Esse é um dos equívocos mais frequentes. Muitos contribuintes esquecem de declarar renda de fontes secundárias, como:

• Segundo emprego;
• Trabalho autônomo;
• Aluguéis recebidos;
• Pensão alimentícia;
• Rendimentos de dependentes.

A Receita cruza dados com empresas, instituições financeiras e outras fontes pagadoras. Qualquer divergência é facilmente detectada pelo sistema.

2. Informações inconsistentes

Erros de digitação, valores incorretos ou campos preenchidos de forma incompleta podem gerar inconsistência entre o que o contribuinte declara e o que consta nos informes oficiais.

Exemplo comum: informar um valor diferente do que aparece no informe de rendimentos fornecido pela empresa ou banco.

3. Despesas médicas irregulares

Embora despesas médicas possam ser deduzidas integralmente, elas precisam ser comprovadas com documentos válidos, como recibos ou notas fiscais contendo nome do paciente, CPF ou CNPJ do prestador, descrição do procedimento e data.

Declarar valores exagerados ou fictícios é um dos principais motivos de retenção.

4. Dependentes declarados por mais de uma pessoa

Pais separados, por exemplo, não podem incluir o mesmo filho em suas respectivas declarações no mesmo ano. Um dependente só pode constar em uma declaração por exercício.

Se houver duplicidade, ambas as declarações são automaticamente sinalizadas para revisão.

5. Incompatibilidade entre renda declarada e evolução patrimonial

Se o contribuinte declara uma renda modesta, mas adquire bens de alto valor — como imóveis, veículos de luxo ou investimentos expressivos —, a Receita pode identificar uma discrepância entre o que foi ganho e o que foi adquirido.

Esse tipo de incompatibilidade levanta suspeitas de omissão de renda ou sonegação e pode levar a uma análise mais aprofundada da declaração.

Como evitar a malha fina: práticas essenciais ao preencher sua declaração

Para não ter problemas com a Receita Federal, o cuidado com a declaração do IRPF deve começar bem antes do envio. Abaixo, listamos boas práticas que todo contribuinte deve adotar ao preencher sua declaração do Imposto de Renda 2025:

1. Organize seus documentos com antecedência

A base de uma declaração correta é a organização. Durante o ano, mantenha todos os documentos necessários separados e atualizados, como:

• Informes de rendimentos de empregadores, bancos, corretoras e planos de previdência;
• Recibos e notas fiscais de despesas médicas e educacionais;
• Comprovantes de pagamento de aluguéis recebidos;
• Escrituras, contratos de compra e venda, e documentos de aquisição de bens;
• Comprovantes de contribuições ao INSS ou previdência privada (PGBL).

Dica: use pastas físicas e arquivos digitais por categoria e data. Essa organização facilita muito o preenchimento e eventuais conferências.

2. Verifique seus dados pessoais

Pequenos erros em informações básicas como CPF, endereço, dados bancários para restituição ou título de eleitor podem causar atrasos ou até impedir o recebimento da restituição. Conferir tudo antes de enviar é essencial.

3. Declare todos os rendimentos

Não omita nenhum tipo de renda, mesmo que isenta. Isso inclui:

• Salários e pró-labores;
• Renda de aluguéis;
• Lucros distribuídos por empresas (inclusive MEI);
• Rendimentos de aplicações financeiras;
• Bolsas de estudo, indenizações e pensões.

Se você for sócio de empresa, declare separadamente os lucros e o pró-labore recebidos.

4. Informe corretamente seus dependentes

Inclua apenas dependentes que se enquadram nas regras da Receita Federal, como:

• Filhos e enteados com até 21 anos, ou até 24 se estiverem cursando ensino superior;
• Cônjuge ou companheiro;
• Pais ou avós com baixa renda;
• Pessoas sob guarda judicial, tutela ou curatela.

Atenção: um mesmo dependente não pode constar em mais de uma declaração. Verifique com outros membros da família antes de incluir.

5. Comprove todas as deduções

As deduções são uma ótima forma de reduzir o imposto a pagar ou aumentar a restituição. No entanto, elas devem ser:

• Legítimas (permitidas pela legislação);
• Compatíveis com sua renda;
• Comprovadas com documentos válidos, como recibos, notas fiscais e contratos.

A falta de comprovação ou o lançamento de valores incorretos é um dos principais motivos de retenção na malha fina.

Deduções: quais são permitidas e como evitar erros

As deduções são instrumentos legais que ajudam a reduzir o imposto a pagar ou aumentar a restituição. No entanto, para que funcionem a seu favor (e não contra) é preciso saber exatamente o que pode ser deduzido, dentro dos limites definidos pela Receita Federal, e apresentar os comprovantes corretos.

Veja abaixo as principais deduções aceitas no IRPF e os cuidados que você deve ter com cada uma:

1. Educação (com limites definidos)

Despesas com educação do contribuinte ou de seus dependentes podem ser deduzidas, mas dentro de um teto anual fixado pela Receita Federal (para o IRPF 2025, consulte o valor atualizado no programa oficial).

São dedutíveis:

• Mensalidades de creches, ensino fundamental, médio e técnico;
• Graduação, pós-graduação, mestrado e doutorado reconhecidos pelo MEC.

Não são dedutíveis:

• Cursos de idiomas, aulas particulares, reforço escolar;
• Cursos extracurriculares (música, esportes);
• Material escolar, uniforme, alimentação ou transporte.

Comprovação necessária: recibo ou nota fiscal com CNPJ da instituição, nome e CPF do aluno, e valores discriminados mês a mês.

2. Saúde (sem limite de valor)

Despesas médicas são integralmente dedutíveis, desde que devidamente comprovadas e associadas ao contribuinte ou seus dependentes legais.

São dedutíveis:

• Consultas (qualquer especialidade);
• Exames, internações e cirurgias;
• Psicólogos, fisioterapeutas, dentistas, terapeutas ocupacionais, fonoaudiólogos;
• Planos de saúde (mensais ou anuais pagos pelo titular).

Não são dedutíveis:

• Medicamentos comprados em farmácias, mesmo com receita;
• Procedimentos estéticos sem recomendação médica;
• Cirurgias exclusivamente com finalidade estética.

Evite: recibos genéricos, sem data, sem CPF/CNPJ do prestador ou emitidos em nome de terceiros. A Receita identifica inconsistências com facilidade.

3. Previdência oficial e privada

INSS: contribuições à previdência oficial são dedutíveis integralmente, seja como empregado, autônomo ou facultativo.

Previdência privada (PGBL):

• Dedutível até 12% da renda bruta anual tributável;
• Válido apenas para quem também contribui ao INSS ou regime próprio;
• Exige declaração no modelo completo.

VGBL: não é dedutível, mas deve ser informado como investimento na ficha “Bens e Direitos”.

Guarde os comprovantes anuais fornecidos pela instituição financeira administradora do plano.

4. Pensão alimentícia (judicialmente homologada)

É possível deduzir integralmente o valor pago, desde que:

• Haja decisão judicial ou escritura pública homologada;
• O pagamento seja comprovado por recibo ou transferência bancária;
• O valor seja também declarado por quem recebe.

Importante: qualquer valor pago fora do estipulado (presentes, extras, depósitos informais) não é dedutível.

Como declarar: use as ferramentas oficiais da Receita Federal

A Receita disponibiliza três canais para preenchimento e envio da declaração, todos atualizados com as regras mais recentes:

1. Programa IRPF (desktop)

Disponível para Windows, macOS e Linux, ideal para declarações completas, com recursos avançados e possibilidade de importar dados de anos anteriores.

2. Portal e-CAC (navegador)

Acessado via conta gov.br (nível prata ou ouro), permite:

• Usar a declaração pré-preenchida;
• Acompanhar o status da declaração;
• Fazer retificações;
• Emitir DARF para pagamento.

3. Aplicativo Meu Imposto de Renda (celular/tablet)

Prático para declarações mais simples. Permite preencher, enviar e acompanhar diretamente do celular. Também oferece acesso à versão pré-preenchida.

Declaração pré-preenchida: menos risco, mais agilidade

Esse recurso importa automaticamente os dados que a Receita já possui sobre o contribuinte:

• Rendimentos de empregadores e instituições financeiras;
• Contribuições previdenciárias;
• Informações sobre planos de saúde;
• Bens e direitos declarados por terceiros.

Atenção: embora facilite, é fundamental revisar todos os dados antes de enviar. A responsabilidade final é sempre do contribuinte.

Vantagens de usar as plataformas oficiais:

• Validação automática de campos obrigatórios;
• Alertas de erros e omissões antes do envio;
• Cálculo preciso do imposto a pagar ou a restituir;
• Emissão de DARF com segurança;
• Transmissão direta aos servidores da Receita Federal.

Revise antes de enviar

Não envie sua declaração sem revisar. Um erro de digitação ou um valor incorreto pode gerar retenção e multa.

Exemplo: confundir vírgula com ponto decimal (R$1.000,00 → R$100.000,00) é mais comum do que parece e pode gerar um problema sério.

Respeite o prazo de entrega

O prazo para envio da declaração do IRPF 2025 termina em 30 de maio. Quem atrasar estará sujeito a:

• Multa mínima de R$165,74;
• Multa de até 20% sobre o imposto devido.

Dica: quanto antes você enviar, maiores as chances de receber sua restituição nos primeiros lotes — e menores os riscos de erro por pressa.

Como saber se você caiu na malha fina?

Se houver alguma pendência ou inconsistência na sua declaração, a Receita Federal pode emitir uma notificação. No entanto, mesmo sem ter recebido aviso formal, é possível consultar sua situação fiscal a qualquer momento pela internet.

Veja como verificar se sua declaração foi retida:

Passo a passo para consultar no Portal e-CAC:

1 - Acesse o Portal e-CAC: entre em https://cav.receita.fazenda.gov.br e faça login com sua conta gov.br (nível prata ou ouro).

2 - Clique em “Meu Imposto de Renda” no menu principal.

3 - Consulte o status da declaração na seção “Declaração do IRPF”. Se aparecer o aviso “Processada” (em verde), significa que sua declaração foi aceita sem pendências.

4 - Caso contrário, vá para o campo “Serviços do IRPF” (lado direito da tela) e clique em “Pendências de Malha”. Lá você verá se há inconsistências, quais informações precisam ser corrigidas e em que campos da declaração elas se encontram.

Como resolver se sua declaração estiver retida:

Se houver pendências, será necessário enviar uma declaração retificadora referente ao ano fiscal em questão.

• Basta acessar a declaração original no programa da Receita, clicar para reabrir e corrigir as informações indicadas como inconsistentes.
• Após revisar e atualizar os dados, envie a versão retificadora normalmente.

Lembre-se: quanto antes você regularizar sua situação, menores as chances de cobrança de multa ou juros.

Por que contar com um contador faz toda a diferença?

Mesmo com os avanços tecnológicos e a oferta de ferramentas intuitivas para preenchimento da declaração, a complexidade das regras fiscais no Brasil ainda representa um desafio, especialmente para quem possui mais de uma fonte de renda, dependentes, investimentos ou deduções específicas.

É nesse ponto que o apoio de um contador se torna não apenas útil, mas estratégico. Ter um profissional especializado ao seu lado pode ser o fator que separa uma declaração segura de um problema com a Receita Federal. Confira a seguir os principais benefícios dessa escolha:

• Orientação personalizada: o contador domina os detalhes da legislação e pode indicar a melhor forma de declarar cada item, respeitando os critérios legais e maximizando os benefícios fiscais.
• Redução do risco de erro: com auxílio profissional, a chance de cair na malha fina por omissões, deduções indevidas ou preenchimento incorreto é significativamente menor.
• Economia de tempo e esforço: ao terceirizar a parte técnica da declaração, você evita preocupações, economiza tempo e garante que tudo seja feito com precisão.
• Aproveitamento total das deduções: muitos contribuintes deixam de economizar simplesmente por desconhecer seus direitos. Um contador garante que todas as deduções legais sejam aplicadas corretamente, evitando perdas financeiras.
• Revisão de anos anteriores: caso você tenha sido retido na malha fina ou pago mais imposto do que o necessário em anos anteriores, o contador pode revisar suas declarações passadas e corrigir os erros por meio de retificação, recuperando valores ou regularizando pendências.

A Athemos é sua parceira contábil de confiança

Cair na malha fina pode trazer transtornos, atrasos e até prejuízos financeiros reais. Para evitar esse cenário, é essencial ter atenção aos detalhes, reunir toda a documentação com antecedência e seguir as boas práticas na hora de preencher sua declaração do IRPF.

Mais do que uma obrigação, o Imposto de Renda deve ser encarado como uma oportunidade de organização financeira e regularização fiscal. E contar com o apoio de um contador é a forma mais segura de garantir que tudo esteja em conformidade com a Receita Federal.

Quando o assunto é confiança, experiência e atendimento humanizado, a Athemos se destaca como a parceira ideal.

Especialistas em contabilidade para pessoas físicas e jurídicas

Com mais de 15 anos de atuação no mercado, a Athemos oferece soluções contábeis completas para quem busca tranquilidade e precisão na hora de declarar o Imposto de Renda. Nossa equipe é formada por contadores experientes, atualizados e prontos para orientar cada cliente com atenção e responsabilidade.
Nossos serviços incluem:

• Consultoria fiscal personalizada: análise do perfil do contribuinte para identificar a melhor forma de declarar;
• Elaboração da declaração do IRPF 2025: preenchimento completo, revisão minuciosa e envio dentro do prazo;
• Revisão de declarações anteriores: correção de erros ou omissões que possam ter gerado prejuízos ou malha fina;
• Atendimento humanizado: linguagem clara, sem “contabilês”, para que você entenda todo o processo.

Não deixe para a última hora

Evite correrias, erros por pressa ou problemas com a Receita. Organize-se com antecedência e, se precisar de apoio, conte com a Athemos para tornar sua declaração do IRPF 2025 mais segura, eficiente e vantajosa.

Entre em contato e descubra como podemos ajudar você a declarar corretamente, evitar riscos e aproveitar todos os benefícios legais disponíveis.
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